Política de privacidad

POLÍTICA EMPRESARIAL

Política de privacidad y tratamiento de los datos personales

La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012 – es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales.

Estas es nuestra política empresarial acerca del manejo de los datos suministrados por nuestros clientes.

Su información es importante para nosotros por tanto le garantizamos darle un adecuado tratamiento, de acuerdo a los estipulado por nuestra legislación Colombiana en materia de Habeas data. Lea por favor detalladamente cada uno de los parágrafos y si tiene alguna inquietud o duda frente al tema, por favor no dude en contactarnos.

CONSIDERACIONES GENERALES
Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOCERVUNION, – en adelante COOCERVUNION, quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales COOCERVUNION en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como COOCERVUNION trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de COOCERVUNION, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que COOCERVUNION entable relaciones de cualquier índole.
OBJETIVO
La Cooperativa COOCERVUNIÓN, establece a través del presente documento la política de tratamiento de protección de datos personales, en virtud de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, aplicable a todo dato personal que haya sido suministrado o que se suministre a COOCERVUNIÓN.
ALCANCE
La política de privacidad de COOCERVUNIÓN, aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COOCERVUNIÓN, incluida toda aquella información que haya sido obtenida o recolectada con anterioridad a la Ley 1581 de 2012; cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, empleados y contratistas que laboren o tengan relación directa con la Cooperativa.
MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley y en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y en el Decreto Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo No. 1074 de fecha del 26 de mayo de 2015, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento recoge los lineamientos que, en el marco de la Política de Información que ha acogido, rigen en particular las actividades de tratamiento de los
datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos.

Lo anterior, en armonía con el cumplimiento de las disposiciones especiales referidas al tratamiento
de datos personales de naturaleza financiera, crediticia, comercial y de servicios previstas en la Ley 1266 de 2008, así como en las normas que la reglamenten y modifiquen, que cobijan el origen, mantenimiento, administración y extinción de obligaciones derivadas de relaciones de tal naturaleza.

El tratamiento de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012, no resulta aplicable a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, así como tampoco resulta aplicable a las bases de datos o archivos expresamente excluidos por la Ley.
COOCERVUNIÓN adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades sociales, comerciales o laborales, y las que se deriven en el
cumplimiento del objeto social de la cooperativa.

De esta manera, COOCERVUNIÓN manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía empresarial, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades sociales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a
COOCERVUNIÓN cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarlo.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
• Decreto único Reglamentario 1074 de 2015
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
COOPERATIVA COOCERVUNIÓN, con domicilio en la Carrera 50A No. 37-34, Centro Comercial Plaza Arrayanes Local 211. Itagüí, Antioquia, Colombia, con Número de Identificación Tributaria 890.982.364-8. Teléfono: (604) 480 3960 Celular: +57 318 821 6384 Correo electrónico: coordinacioncomercial@hipermundos.fun  – Página web institucional: www.hipermundos.fun
DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, COOCERVUNIÓN aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables.

Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice COOCERVUNIÓN o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad:El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, COOCERVUNIÓN garantizará
al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por COOCERVUNIÓN, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en COOCERVUNIÓN, administren,
manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COOCERVUNIÓN en su
condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a COOCERVUNIÓN para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

Ser informado por COOCERVUNIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o La Cooperativa que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante
COOCERVUNIÓN.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Como derecho fundamental para el ejercicio de los derechos anteriormente referidos, al titular de los datos personales le asiste el derecho a consultar y conocer la política de tratamiento de datos personales de COOCERVUNIÓN.

El titular de datos personales no puede ejercer derechos propios de otro titular cuando no ha sido autorizado por éste o por la ley.
DEBERES DE LA COOPERATIVA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
COOCERVUNIÓN, reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, COOCERVUNIÓN utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, COOCERVUNION tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la ley 1581 de 2012.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre
protección de datos personales.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Dentro de la actividad diaria de la Cooperativa se tratan los datos de los siguientes titulares:
• Asociados (Físico y Sistema) (Niños y adolescentes)
• Deudores solidarios (Codeudor)
• Beneficiarios de los asociados
• Empleados
• Ex empleados
• Proveedores
• Consejo de administración
• Comités
• Convenios

8.1 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Toda persona que esté interesada en ser asociada de la Cooperativa, entrega información personal a los asesores para iniciar su proceso de vinculación. Una vez aceptada la persona toma calidad de asociado y puede acceder a los servicios y beneficios sociales, para lo cual COOCERVUNIÓN actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales
que se encuentren en sus bases de datos, conforme a la ley 1581 de 2012. En consecuencia la Cooperativa puede solicitar, consultar, compartir, informar, reportar, procesar, modificar, actualizar,
aclarar, compilar, enviar, intercambiar, retirar, transferir, almacenar, utilizar, en general y en adelante, dar tratamiento a los datos personales de los titulares con los cuales tiene, ha tenido o espera tener algún tipo de relación (civil, comercial, laboral, etc.), y en los cuales se incluyen, pero sin limitarse, asociados, posibles asociados, empleados, proveedores y contratistas.

8.1.1 Efectos de la Autorización
Para todos los efectos, se entiende que la autorización por parte del titular a favor de la Cooperativa para el suministro y/o tratamiento de sus datos personales, realizada a través del formato de vinculación o por cualquier otro medio bien sea físico o electrónico es:

· Una manifestación expresa, e implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el
contenido de la presente política de tratamiento de datos personales.
· Voluntaria, y el titular y/o su representante, según sea el caso, le concede(n) a COOCERVUNIÓN su autorización para que utilice dicha Información personal conforme a las
estipulaciones de la presente política.

8.1.2 Autorización
El titular declara haber recibido explicación o haber consultado la presente política de tratamiento de datos personales, obligándose a leerla, conocerla y consultarla en desarrollo del derecho que le asisten como titular de datos personales, sin perjuicio de haber recibido de parte de la Cooperativa, una clara, cierta y adecuada ilustración respecto del mismo, el cual además se ha puesto a su disposición en la página web de la Cooperativa https://coocervunion.com/ . En
consecuencia, el titular manifiesta que acepta en su integridad la política, y autoriza a la Cooperativa para que obtenga y le de tratamiento a sus datos personales, de acuerdo con los
siguientes parámetros de uso:
COOCERVUNIÓN. mantiene parámetros de seguridad y buen uso de los datos personales apropiados y acordes con la normativa que le rige como entidad financiera del sector
solidario, en consecuencia, les dará a los mismos los usos adecuados para mantener la confidencialidad requerida de acuerdo con lo establecido en esta política y en la legislación vigente.
• La Cooperativa puede utilizar proveedores de servicios y/o procesadores de datos que trabajen en su nombre (Contratistas, outsourcing, tercerización, etc.), con el objeto de
desarrollar servicios de alojamiento de sistemas, de mantenimiento, servicios de análisis, servicios de mensajería por email, servicios de entrega, gestión de transacciones de pago, almacenamiento de archivos que contengan datos personales, gestión de cobranzas jurídica, procesos de selección de personal, asegurabilidad del asociado, entre otros. En consecuencia, el titular entiende y acepta que mediante su autorización concede a estos terceros, autorización para acceder a su información personal, en la medida en que así lo
requieran para la prestación de sus servicios y beneficios sociales. Sin perjuicio de lo anterior, se precisa que tanto la Cooperativa como estos proveedores protegen en todos los
eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.
COOCERVUNIÓN puede recolectar información que se encuentre en el dominio público
para crear o complementar sus bases de datos, aplicando para dicha información el mismo tratamiento señalado en la presente política, con las salvedades contenidas en la ley.

8.1.3 Autorización de acceso a datos personales a terceros por el titular de los datos
Cuando el titular de los datos requiera facultar un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información, debe entregar a COOCERVUNIÓN de manera física la debida autorización que contenga como mínimo la siguiente información:

• Identificación del titular que autoriza
• Copia de la identificación del titular
• Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
• Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
• Carácter voluntario y libre de la autorización.
• Firma del titular de los datos que autoriza al tercero.

8.1.4 Finalidades de la autorización
La recolección y la entrada a la información se realizan a través de todos los procesos de La Cooperativa y se utilizan los datos personales para una o algunas de las siguientes finalidades:

· Compilar y actualizar los datos personales del asociado, codeudores, beneficiario, empleados, contratistas y proveedores.
· Realizar consultas en las centrales de información financiera y entidades de consulta de bases de datos con el fin de verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y legal del asociado, empleado, contratista o proveedor.
· Establecer y cotejar la plena identificación e individualización del asociado en el uso de los servicios de La Cooperativa.
· Informar a los asociados y empleados sobre los cambios reglamentarios y citaciones a eventos de bienestar que se organicen.
· Estructurar ofertas comerciales y remitir información comercial sobre los servicios y beneficios sociales a través de los medios de comunicación con los que cuente la Cooperativa.
· Efectuar la gestión, cumplimiento y control de las relaciones comerciales, contractuales y laborales y su mantenimiento histórico de acuerdo a los plazos legalmente establecidos.
· Adelantar las acciones de cobranza y recuperación de cartera.
· Adoptar medidas tendientes a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
· Capturar imágenes de los visitantes en general que se encuentren en las oficinas de la Cooperativa con fines de seguridad.
· Desarrollar los programas y planes de seguridad, salud en el trabajo y gestión humana.
· Dar trámite a accidentes laborales, incapacidades, permisos o licencias del empleado.

8.1.5 Casos en que no es necesaria la autorización
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

8.2 INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA
La información personal que la Cooperativa recolecta y somete a tratamiento, incluye, pero no está
limitada a la siguiente:

• Nombre completo del titular de la Información
• Identificación
• Fecha de nacimiento
• Estado civil
• Domicilio
• Dirección de contacto
• Teléfonos de contacto
• Correo electrónico
• Educación
• Información Familiar
• Información socio-económica
• Información financiera
• Información Tributaria
• Información Comercial

8.3 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
La información personal no será destinada a uso o finalidades distintas a las establecidas en la presente política, razón por la cual COOCERVUNIÓN, protege la privacidad de la información personal y restringe el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y en caso de requerirse solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento al titular. Igualmente se compromete a conservar bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos del titular, según lo estipulado en la ley.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por
ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la
supresión de identidad de los titulares.
Tratamiento de datos personales de menores de edad:

En aplicación de lo establecido en la ley, COOCERVUNIÓN efectúa el tratamiento de la información personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando y asegurando, en todos los casos, sus derechos fundamentales y garantías mínimas.

En todos los eventos en los que se requiera darle tratamiento a la información personal de menores
de edad, la Cooperativa obtendrá la autorización de sus representantes legales, que para este efecto son padre y/o madre o tutor, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

8.4 PUBLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La publicación de la política de tratamiento de los datos personales, está para la disposición y consulta a través del sitio web https://coocervunion.com/ En este portal web se publica además la siguiente información:

• Información de los servicios y beneficios sociales de la Cooperativa,
• Estatutos, convenios y eventos,
• E información general de carácter institucional.

Dentro de la información publicada en el portal web puede relacionarse datos personales como:
• Fotografías de empleados y asociados los cuales deben autorizar previamente la publicación de sus
imágenes. Asimismo cuando se trate de eventos realizados por COOCERVUNIÓN la captación y
registro fotográfico o fílmico es de titularidad de la Cooperativa y puede ejercer sus derechos de tratamiento sobre ellos.

También en el portal web los asociados pueden consultar sus datos personales, para lo cual requieren de un usuario y clave de consultas suministradas por la Cooperativa que aseguran un filtro de autenticación y que los datos personales no tengan acceso al público. Estos datos son
únicamente utilizados para facilitar el acceso a las cuentas de los asociados y se encuentran protegidos mediante sistemas tecnológicos de información.


AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
COOCERVUNIÓN requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Medios para otorgar la autorización

COOCERVUNION obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada
para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

Prueba de la autorización

COOCERVUNION conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y
fecha y en la que obtuvo esta. En consecuencia, COOCERVUNION, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a COOCERVUNION para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

COOCERVUNION establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse,
por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto COOCERVUNION deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesaran las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, COOCERVUNION podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en
relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
DATOS SENSIBLES
Para el caso de datos personales sensibles, COOCERVUNIÓN podrá hacer uso y tratamiento de
ellos cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
• Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas
de tratamiento de información de COOCERVUNIÓN y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos del titular
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, COOCERVUNIÓN pondrá a
disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
13.1 Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en COOCERVUNIÓN, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o
que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales COOCERVUNIÓN
garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.2 Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante COOCERVUNIÓN, el cual
será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a COOCERVUNIÓN al correo
electrónico coocervunion@une.net.co o mediante comunicación escrita dirigida al departamento administrativo, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (5) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.3 Petición de actualización y/o rectificación

COOCERVUNIÓN rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte
ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

• El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico coocervunión@une.net.co en medio
físico dirigido al Oficial de Base de Datos indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
COOCERVUNIÓN podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

13.4. Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a COOCERVUNIÓN su supresión
(eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COOCERVUNIÓN. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia COOCERVUNIÓN podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
COOCERVUNIÓN, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos
y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con la ley vigente.

COOCERVUNIÓN, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, COOCERVUNIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias
para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA COOPERATIVA
En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de COOCERVUNIÓN, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con COOCERVUNIÓN, ésta podrá
realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con COOCERVUNIÓN.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, COOCERVUNIÓN tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con COOCERVUNIÓN y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transferencias internacionales de datos personales que efectúe COOCERVUNIÓN, no
requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
COOCERVUNIÓN, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. Para cumplir con procesos jurídicos;
c. Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. Para proteger nuestras operaciones;
f. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
g. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COOCERVUNIÓN será la responsable del tratamiento de los datos personales.

La Asistente Operativa, será la encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de COOCERVUNIÓN.
VIGENCIA
La presente política de tratamiento de protección de datos, rige a partir del 01 de Diciembre de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias comerciales y/o administrativas en COOCERVUNIÓN.

ELABORÓ: Isabel Cristina González Zapata/ Asistente Operativa.

REVISÓ: Adriana Monsalve
Gutiérrez / Gerente.

APROBÓ: Luis Mario Mejía
Laverde / Presidente Consejo de
Administración